威尼斯wns纸质档案数字化流程工作全解析

　　威尼斯wns纸质档案数字化流程工作全解析五金传统的档案管理手段是通过档案目录检索到档案信息，通过库房调卷进行管理和利用档案。如果有数字化的电子目录，检索则较为容易，如果只有手工登记的纸质目录，检索的难度则成倍增加，甚至无法检索。检索到需要的档案信息，通过档号进行库房调卷，可以实现档案的管理和利用，但是效率较为低下。进行数字化扫描后，进行数据挂接，实现数字原文和档案目录的一一对应，将极大的提高档案的利用效率，减少工作人员的劳动负担。

　　减少纸质实体原件的利用，可以最大限度的保护纸质实体原件，避免不必要的磨损、老化，也避免原件可能出现的丢失、丢页等情况发生。

　　1.中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令第47号）规定，各级人民政府应当将档案信息化纳入信息化发展规划，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织推进传统载体档案数字化。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。

　　2.第13号国家档案局令《机关档案管理规定》规定，机关应当开展数字档案室建设，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作。

　　① 工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。

　　② 建立岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的数字化工作制度。

　　③ 配备专用加工场地，档案存放、数字化前处理、著录、扫描、图像处理、质量检查等工作区域分区布置；配备必要的计算机、扫描仪、存储磁盘、档案整理加工工具；配备防盗报警威尼斯wns、视频监控等安全管理的设施设备；

　　④ 纸质档案数字化工作如需外包，应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质，指派专门人员参与外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。在项目实施过程中，从数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。

　　① 按照工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。

　　② 纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。

　　原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。

　　密级档案不得与普通档案一同扫描，如需要扫描，需另设专用涉密计算机、扫描仪、存储磁盘，单独扫描单独存储。

　　② 重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。一般正面右上角，背面左上角的空白位置，距离垂直或水平顶边1CM处。如右上角、左上角已经编制页码，可以统一在左下角、右上角进行编制。

　　应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

　　① 破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先进行技术修复，修裱技术标准参照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2022）。

　　① 使用档案管理软件建立档案门类，以“卷”为保管单位的档案建立案卷级和文件级目录，以“件”为保管单位的档案建立文件级目录。设定好著录项，包括全宗号、档案门类代码、保管期限、年度、实体分类号、卷号、件号、档号、文件编号、页号、页数、题名、责任者、文件形成时间、日期、密级等项，具体参照《档案著录规则》（DA/T18-2022）。配置时，可以联系当地档案行政部门或档案馆专业人员帮助设置。

　　② 确定“档号”规则，同一门类的档案，在本行政区域内需要保持一致，标准参照《档号编制规则》（DA/T13—2022），具体设置时，需要联系当地档案行政部门或档案馆专业人员帮助确定。

　　③ 按照《档案著录规则》进行著录项的数据著录，其中“全宗号、档案门类代码、保管期限、年度、实体分类号、卷号、件号、档号、页号、页数、题名、责任者、文件形成时间、归档日期”一般为必填项，其他著录项根据需要进行选填。

　　④ 著录项中的“题名”指文件材料的标题，没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

　　⑤ 著录项的数据格式需要统一，符合规范要求。如全宗号，当地档案馆统一编制，不应多写或少写字符；档案门类代码、实体分类号、保管期限一般采用大写字母；年度，四位阿拉伯数字，不加汉字“年”；页号、页数不得有符号或字母；文件形成时间、归档日期为8位阿拉伯数字等。具体参照《档案著录规则》（DA/T18-2022）。

　　档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌威尼斯wns。

　　① 应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。纸张老旧、薄脆、破损的，不得使用高速扫描仪进行扫描。

　　② 超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。

　　一般，纸质档案的扫描分辨率采用300 DPI。照片档案、文字密集的档案、珍贵档案可以使用600 DPI或更高的分辨率。

　　① 纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG等通用格式，同一批档案应采用相同的存储格式。

　　② 图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。一般，A4幅面档案图像文件容量大小控制在500KB至1.5MB之间，A3幅面档案图像文件控制在500KB至2MB之间。

　　③ 纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度威尼斯wns、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为PDF等其他格式。

　　以“档号”+“.”+“扫描页顺序号”+“图像后缀名”的形式命名，扫描页顺序号一般采用三位阿拉伯数字。

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　　说明：J019为全宗号，ZY为档案门类代码（专业档案），JC为二级类别号（税务稽查），CC为类别号（查处类），2019为年度，D30为保管期限代码，001为案卷号，001为件号。

　　在使用档号的组成项来分类存储数字资源时，可以按照档号的组成项先后顺序来分类存储，也可以根据实际工作情况进行调整，但是作为一个档案门类，一定要能够统一标准。

　　对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

　　① 对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原，顺时针或逆时针90度、180度的旋转一般在扫描阶段即进行，不要等到图像处理阶段再来操作。

　　② 对扫描过程中由于人为、机器设备原因出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。档案实体本身偏斜的，扫描图像不需要纠偏。

　　一般情况，人为、机器设备原因的，应通过制度约束、技术检测等手段予以控制，如发生及时重新扫描，不要等到图像处理阶段再进行修复调整。

　　如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

　　②题名完整性，题名著录准确；题名不全或不能完整表达档案内容信息的需自拟题名，自拟题名规范、准确；

　　③准确规范，著录数据准确无漏字、错字、重字；责任者全称要准确，简称要统一规范；文件编号填写规范；页码、页数和实体档案一致；

　　④数据格式，档号、全宗、年度、期限、分类号、时间、卷号、件号、页码、页数等符合数据库格式要求；

　　④对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。

　　（1）应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

　　（2）逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

　　开灵科技综合数字档案管理系统，全面覆盖档案收集、档案鉴定、档案整理、档案保存、档案检索、档案编研、档案利用、档案统计，契合档案数字化流程，科学、合规、合理、合法地完成了档案全生命周期管理。

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